Auch wenn uns schon oft versprochen wurde, dass KI irgendwann so intelligent sein wird, dass die genaue Formulierung unserer Prompts keine große Rolle mehr spielt, sieht die Praxis aktuell anders aus: Die Qualität der Eingabe hat weiterhin großen Einfluss auf die Qualität der Ausgabe.
Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist das besonders wichtig. Denn hier geht es nicht nur darum, schnell einen Text zu erzeugen. Ergebnisse müssen nachvollziehbar, sachlich, datenschutzsensibel, bürgernah und im besten Fall auch aktenfähig sein. Eine KI-Antwort, die kreativ klingt, aber fachlich ungenau ist, hilft in diesem Umfeld wenig.
Eine einfache Methode, um bessere Ergebnisse zu erzielen, ist Context Engineering. Dabei wird der KI nicht nur eine Aufgabe gestellt. Sie bekommt auch den fachlichen, organisatorischen und kommunikativen Rahmen, den sie für eine brauchbare Antwort braucht.
Dieser Beitrag erscheint im Rahmen des MyAI. MyAI ist eine deutschlandweite Initiative, bei der Kommunen und Unternehmen ihre Erfahrungen zur Arbeit mit KI teilen. Den ganzen Mai über gibt es kostenlose Workshops, Best Practices und viele praktische Informationen, die zeigen: KI-gestützte Arbeit in der Verwaltung ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern wird in vielen Kommunen bereits gelebt.
Wer mitmachen möchte, kann zum Beispiel auf LinkedIn nach den Hashtags #MyAI2026 und #KommunaleKI suchen.
Was bedeutet Context Engineering?
Beim Context Engineering geht es nicht nur um die einzelne Frage an die KI, sondern um den gesamten Rahmen, in dem diese Frage gestellt wird. Wir geben der KI also nicht nur eine Aufgabe, sondern erklären auch: Welche Rolle soll sie einnehmen? Welches Ziel verfolgen wir? Welche Informationen soll sie nutzen? Wie soll die Antwort aussehen? Und in welcher Verwaltungssituation befinden wir uns?
Kurz gesagt: Mit Context Engineering legen wir die Rahmenbedingungen fest, innerhalb derer die KI arbeiten soll.
1. Systemkontext
Der Systemkontext beschreibt die Grundrolle der KI und die wichtigsten Leitplanken. In der Verwaltung ist das besonders relevant, weil KI keine Entscheidungen ersetzen sollte. Sie kann aber bei Entwürfen, Strukturierungen, Zusammenfassungen oder Vorbereitungen unterstützen.
Prompt zum Kopieren
Du unterstützt eine Sachbearbeiterin in einer deutschen Kommunalverwaltung. Antworte sachlich, verständlich und neutral. Berücksichtige, dass deine Antwort keine abschließende rechtliche Prüfung ersetzt.
Damit sagen wir der KI nicht nur, welche Rolle sie übernehmen soll, sondern auch, welche Grenzen gelten.
2. Aufgaben- oder Zielkontext
Diese Ebene beschreibt, was genau getan werden soll und wofür das Ergebnis gebraucht wird. Ein einfacher Prompt wäre zum Beispiel: „Fasse diesen Text zusammen.“ Mit Zielkontext wird daraus eine deutlich präzisere Anweisung.
Prompt zum Kopieren
Fasse diesen Text so zusammen, dass eine Führungskraft in einer deutschen Behörde schnell entscheiden kann, welche nächsten Schritte erforderlich sind.
Das Ergebnis wird dadurch zielgerichteter. Die KI weiß nun, dass keine allgemeine Zusammenfassung gebraucht wird, sondern eine entscheidungsorientierte Kurzfassung für den Verwaltungsalltag.
Gerade bei Aktenvermerken, Bürgeranfragen, Vorlagen, internen E-Mails oder Sitzungsunterlagen macht dieser Unterschied viel aus.
3. Wissenskontext
Der Wissenskontext legt fest, welche Informationen die KI verwenden soll. In der Verwaltung können das zum Beispiel ein Auszug aus einer Dienstanweisung, eine Verwaltungsvorschrift, ein Bescheid-Entwurf, eine Bürgeranfrage, ein Protokoll oder interne Vorgaben zu Sprache und Formatierung sein.
Prompt zum Kopieren
Nutze ausschließlich die folgenden Informationen aus der Bürgeranfrage und dem beigefügten Entwurf. Erfinde keine zusätzlichen Fakten.
Das ist wichtig, weil KI-Modelle dazu neigen können, Lücken plausibel zu füllen. In der Verwaltung ist das riskant. Wenn eine Information nicht vorliegt, sollte die KI das kenntlich machen, statt Vermutungen anzustellen.
Außerdem gilt: Personenbezogene oder vertrauliche Daten dürfen nur in dafür freigegebenen Systemen verarbeitet werden. Context Engineering ersetzt keine Datenschutzprüfung, hilft aber dabei, den Umgang mit Informationen bewusster zu steuern.
4. Interaktionskontext
Der Interaktionskontext beschreibt, wie die Antwort aussehen soll. Damit legen wir nicht nur den Inhalt fest, sondern auch die Form. Das spart Nacharbeit, weil die KI die Antwort direkt an den gewünschten Verwaltungszweck anpasst.
Prompt zum Kopieren
Formuliere die Antwort bürgernah, klar und ohne unnötige Fachbegriffe. Verwende eine höfliche, neutrale Verwaltungssprache. Gliedere die Antwort in kurze Absätze.
Prompt zum Kopieren
Erstelle eine strukturierte Entscheidungsvorlage mit Ausgangslage, Bewertung, Risiken und Empfehlung.
Ein und dieselbe Information kann sehr unterschiedlich aufbereitet werden: als Bürgerbrief, als Aktenvermerk, als Leitungsvorlage, als Stichpunktliste für eine Besprechung oder als Entwurf für eine interne E-Mail.
5. Situationskontext
Der Situationskontext erklärt, an welcher Stelle im Arbeitsprozess wir uns befinden. Diese Information verändert die Antwort oft deutlich, weil die KI dadurch besser versteht, welche Tonalität und welche Grenzen wichtig sind.
Prompt zum Kopieren
Die Bürgerin hat bereits zweimal nach dem Bearbeitungsstand gefragt. Es liegt noch keine abschließende Entscheidung vor. Ziel ist eine transparente Zwischennachricht, ohne eine verbindliche Zusage zu machen.
Gerade in der Verwaltung kennt die KI unsere Vorarbeit nicht automatisch. Sie weiß nicht, ob es bereits Rückfragen gab, ob eine Frist läuft, ob ein Vorgang politisch sensibel ist oder ob die Antwort für Bürgerinnen und Bürger oder für die Hausleitung gedacht ist. Deshalb sollten wir diesen Kontext aktiv mitgeben.
Vorlage für die Verwaltungspraxis
Eine einfache Context-Engineering-Vorlage für Verwaltungsaufgaben kann so aussehen:
Prompt zum Kopieren
Rolle: Du unterstützt Mitarbeitende in einer deutschen Behörde bei der Erstellung und Strukturierung von Verwaltungstexten. Antworte sachlich, neutral und verständlich.
Aufgabe: Erstelle einen Entwurf für [Bürgerantwort / Aktenvermerk / Entscheidungsvorlage / Zusammenfassung / interne E-Mail].
Ziel: Das Ergebnis soll [bürgernah informieren / eine Entscheidung vorbereiten / den Sachstand dokumentieren / eine Rückfrage beantworten].
Wissensgrundlage: Nutze nur die folgenden Informationen: [Dokumente, Sachverhalt, Rechtsgrundlage, interne Vorgaben]. Wenn Informationen fehlen, weise darauf hin.
Stil und Format: Formuliere [kurz / ausführlich / bürgernah / formal / intern]. Verwende [Absätze / Stichpunkte / Tabelle / Vorlage mit Überschriften]. Vermeide unnötige Fachbegriffe.
Situation: Der Vorgang befindet sich aktuell in folgendem Stadium: [z. B. Erstprüfung, Rückfrage, Entwurfsphase, Vorbereitung für Leitung, Antwort an Bürgerin oder Bürger].
Konkrete Anweisung: Erstelle nun den Entwurf.
Praxisbeispiel
Ein einfacher Prompt könnte lauten: „Schreibe eine Antwort auf diese Bürgeranfrage.“ Mit Context Engineering wird daraus ein deutlich brauchbarerer Arbeitsauftrag:
Prompt zum Kopieren
Du unterstützt eine Sachbearbeiterin in einer deutschen Kommunalverwaltung. Erstelle einen höflichen und verständlichen Antwortentwurf auf die folgende Bürgeranfrage. Ziel ist es, den aktuellen Bearbeitungsstand transparent zu erklären, ohne eine abschließende Entscheidung vorwegzunehmen. Nutze nur die untenstehenden Informationen. Falls Angaben fehlen, formuliere neutral und spekuliere nicht über mögliche Gründe. Die Antwort soll bürgernah, sachlich und kurz sein.
Das Ergebnis ist in der Regel deutlich brauchbarer, weil die KI nicht raten muss, worauf es ankommt.
Fazit
Context Engineering ist keine komplizierte neue Methode, sondern vor allem eine strukturierte Art, mit KI zu arbeiten. Statt nur eine einzelne Aufgabe zu formulieren, geben wir der KI den notwendigen Rahmen.
Für die Verwaltung in Deutschland ist das besonders hilfreich, weil hier hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Sachlichkeit, Datenschutz, Gleichbehandlung und Verständlichkeit gelten.
KI kann Verwaltungsarbeit unterstützen: beim Formulieren, Zusammenfassen, Strukturieren, Prüfen von Verständlichkeit oder Vorbereiten von Entwürfen. Sie ersetzt aber nicht die fachliche Bewertung, die rechtliche Prüfung oder die Verantwortung der zuständigen Mitarbeitenden.
Genau deshalb ist Context Engineering so nützlich: Es hilft dabei, KI-Ergebnisse besser zu steuern, Fehler zu reduzieren und Antworten zu erzeugen, die besser zum konkreten Verwaltungskontext passen.
Oder kurz gesagt: Je klarer der Kontext, desto brauchbarer das Ergebnis.
