ChatGPT und Microsoft Excel (inkl. Beispiele und Prompts)

ChatGPT und Microsoft Excel (inkl. Beispiele und Prompts)

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie wir ChatGPT dafür nutzen können, in Excel schneller und effizienter zu arbeiten und selbständig Probleme lösen und Fehler identifizieren und beheben können.

Wenn Du noch gar nicht genau weißt, was ChatGPT überhaupt ist und wie man den KI-Chatbot benutzt, dann würde ich Dir zunächst unseren ChatGPT-Leitfaden empfehlen. Alternativ haben wir auch einen Schnellstart-Guide für ChatGPT, wenn Du sagst, so lange brauche ich nicht, zeigt mir einfach kurz wie man den Account erstellt und fertig.

Allgemeine Unterstützung bei der Arbeit mit Excel

Im ersten Abschnitt zeige ich Dir, wie ChatGPT Dich ganz allgemein bei der Arbeit in Microsoft Excel unterstützen kann. Dafür reicht eigentlich immer auch der kostenlose Plan des Chatbots aus, Du brauchst weder das GPT-4-Modell noch andere Premium-Funktionen von ChatGPT.

Formeln für Microsoft Excel finden und anwenden

Selbst als Excel-Profi ist es nicht immer ganz einfach, direkt die passende Formel zur Hand zu haben und zu wissen, wie sie funktioniert, was die Parameter sind und ob das alles zum gewünschten Ergebnis führt. Kein Problem mit ChatGPT.

Da eigentlich fast alle Excel-Formeln schon eine ganze Weile existieren ist der Chatbot darüber durch das Training des Modells bestens informiert und kann Dir ganz einfach Auskunft darüber geben. Du musst einfach nur beschreiben, was Dein Ziel ist und schon bekommst Du eine Lösung.

Prompt zum Kopieren

Ich brauche eine Excel-Funktion, um [Ziel hier einfügen]

Du kannst das dann natürlich auch noch genauer auf deine Situation anpassen. In dem Beispiel würde man vermutlich darauf kommen, wie die Formel angepasst werden muss, aber trotzdem könntest Du auch hier nochmal nachfragen:

Prompt zum Kopieren

Meine Werte stehen in [Zellen hier einfügen]. Wie lautet die genaue Formel, die ich einfügen muss?

Formeln und Funktionen verstehen

Es ist eine Sache genau zu wissen, was Du willst und dafür ChatGPT nach einer passenden Excel-Funktion zu fragen. Aber was, wenn Du vor einer Excel-Datei sitzt, in der schon eine oder mehrere Funktionen existieren und Du verstehst nicht wirklich, was diese tun?

Auch hier kann uns ChatGPT helfen. Alles was wir dazu tun müssen, ist die entsprechende Formel eingeben und fragen, was diese genau tut. Ein einfaches Beispiel:

Prompt zum Kopieren

Erkläre mir die [Funktionsname hier einfügen] Funktion in Excel mit einfachen Worten

In dieser Antwort, die erst einmal sehr gut erscheint, siehst Du aber direkt einen kleinen Stolperstein, der immer mal wieder vorkommen kann. Würde ich die SVERWEIS-Funktion genau so kopieren, dann würde das vermutlich in meiner deutschen Excel-Version nicht klappen, da hier Kommas zwischen den Parametern stehen. Stattdessen müsstest Du Semikolons verwenden.

ChatGPT geht oftmals von den englischen Varianten von Software und Tools aus, das sollten wir einfach im Hinterkopf behalten – dann ist das auch kein Problem!

Du kannst das natürlich auch noch auf die Spitze treiben und eine Formel mit allen Parametern direkt aus Excel kopieren, in ChatGPT einfügen und Dir erklären lassen, was hier passiert. Wichtig: Hier solltest Du darauf achten, dass hier keine sensiblen Daten enthalten sind, die Du vielleicht nicht unbedingt auf OpenAI Server in den USA brauchst.

Prompt zum Kopieren

Bitte erkläre, was folgende Funktion macht:
###
[Komplette Funktion hier einfügen]
###

Excel-Funktionalität von ChatGPT erklären lassen

Funktionen und Formeln sind natürlich ein großer Teil von Excel, wahrscheinlich der größte Teil. Aber es gibt ja noch jede Menge anderer Funktionalität, die sich in den Menüs der Tabellen-Software von Microsoft versteckt. Auch für das Lernen und Verstehen von sämtlichen anderen Excel-Features können wir ChatGPT verwenden.

Machen wir auch hier wieder ein einfaches Beispiel mit bedingter Formatierung. Das kannst Du in Excel verwenden, um beispielsweise die höchsten Werte in einer Liste automatisch hervorzuheben. Aber nehmen wir mal an, das weißt Du noch nicht. Einfache Anfrage an ChatGPT:

Prompt zum Kopieren

Was ist [Excel-Funktionalität hier einfügen] in Excel und wie verwende ich das?

Bei diesem Prompt sind wir jetzt davon ausgegangen, dass Du schon weißt, wie die Funktion heißt, über die Du mehr erfahren willst. Du kannst aber natürlich genauso gut einfach ein Problem oder eine Aufgabenstellung beschreiben und ChatGPT nach einer Lösung fragen.

Prompt zum Kopieren

Ich muss [Aufgabenstellung oder Problem hier einfügen]. Wie mache ich das in Excel?

Schritt-für-Schritt Erklärungen von komplexen Themen in Excel

Das waren jetzt natürlich alles noch ganz einfache Beispiele und wir haben quasi immer eine zufriedenstellende Antwort mit nur einem Prompt an ChatGPT bekommen. Das bedeutet aber nicht, dass Du ChatGPT nicht auch für komplexere Aufgaben in Excel nutzen kannst. Schauen wir uns an, wie das funktioniert.

In diesem Fall nutzen wir geschickt das Chat- oder Unterhaltungsformat bei ChatGPT, denn natürlich ist der Chatbot auch darauf ausgelegt mit uns eine längere Unterhaltung mit Rückfragen zu führen.

Nehmen wir an, Du hast die Aufgabe bekommen in Excel eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Leider hast Du keine Ahnung, wie das funktioniert, oder was eine Pivot-Tabelle überhaupt ist. Also beginnst Du mit einem einfachen, ersten Prompt.

Prompt zum Kopieren

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Schon hast Du ein paar grundlegende Informationen darüber, was man überhaupt unter einer Pivot-Tabelle versteht. Als Nächstes gehen wir die Umsetzung in Microsoft Excel an und dazu kannst Du einfach in derselben Unterhaltung eine Folgefrage an ChatGPT stellen.

Prompt zum Kopieren

Wie erstelle ich eine Pivot-Tabelle in Microsoft Excel?

Und schon bekommst Du eine wunderbare Schritt-für-Schritt Erklärung, wie man die Pivot-Tabelle einfügt und direkt noch ein paar weitere Tipps oder nächste Schritte. Auch hier kannst Du aber wieder ganz konkret werden und – wenn möglich ohne Angabe von zu vielen persönlichen Details – nach einer präzisen Anwendung fragen.

Prompt zum Kopieren

Ich habe in meinen Ausgangsdaten [Informationen hier einfügen] als [Spalten]. Wie zeige ich in der Pivot-Tabelle [Wunschdarstellung hier einfügen] an?

Natürlich war das nur eine beispielhafte Anwendung. ChatGPT kann im Prinzip jede Frage oder jede Konstellation von Daten für Dich beantworten und Dir genau sagen, welche Informationen wohin müssen, dass die Pivot-Tabelle am Ende stimmt.

Fehlercodes erklären

Du kennst es wahrscheinlich. Du hast eine Formel in Excel geschrieben, drückst voller Vorfreude auf die Enter-Taste und statt dem gewünschten Ergebnis steht irgendein merkwürdiger Fehlercode in der Zelle. Alles kein Problem – frag‘ einfach ChatGPT wo das Problem liegt.

Prompt zum Kopieren

Ich bekomme in Excel den Fehlercode [Fehlercode hier einfügen] angezeigt. Woran liegt das?

Auch hier gilt wieder. Wenn Du mit der ersten Antwort von ChatGPT den Fehler noch nicht wirklich identifizieren kannst, gibt es die Möglichkeit die ganz konkrete Formel, die Du verwendet hast einzugeben und nochmal zu fragen, was den Fehler verursacht.

ChatGPT als Hilfe bei konkreten Problemen in einer Excel-Datei

Erstellen einer Demo-Datei (+ Download Beispieldaten)

Vor allem, wenn Du ein ChatGPT Plus-Abo hast, gibt es noch jede Menge mehr Möglichkeiten, denn hier kannst Du sogar in ChatGPT direkt Excel Dateien (.xls oder .xlsx) hochladen und Probleme lösen lassen, bzw. neue Berechnungen und Analysen machen.

Ganz wichtig: Datenschutz

Die Daten, die Du in ChatGPT hochlädst werden in der Regel nicht direkt missbraucht. Aber du schickst Deine Daten auf einen Server von OpenAI in den USA und was dann dort genau damit passiert, kann niemand sagen. Außerdem können Daten von dort wiederum geklaut werden, etc.

Deshalb: Befolge am Besten den jetzt vorgestellten kleinen Trick, um eine anonymisierte Kopie deiner Daten zu erstellen.

Wir werden deshalb eigene Daten von ChatGPT erstellen lassen, die keine sensiblen Informationen oder gar unternehmensinterne Auftragsdaten oder Ähnliches enthalten. Geht ganz schnell mit einem einfachen Prompt.

Prompt zum Kopieren

Bitte erstelle eine Excel-Datei mit den folgenden Spalten: ID, Produktname, Auftragsdatum, Menge, Einzelpreis, Volumen, Gesamtpreis und Status (offen, in Bearbeitung, erledigt). Bitte fülle die Tabelle mit einfachen Demodaten (50 Zeilen), die den Spaltenüberschriften entsprechen.

Selbstverständlich kannst Du die Spaltenüberschriften, Zeilenanzahl, etc. auch genau an Deine Bedürfnisse anpassen und so vielleicht etwas besser die Struktur der eigenen Daten abbilden. Nur achte darauf, keine Informationen weiterzugeben, die nicht auf OpenAI Server gehören.

Wir haben genau mit diesem Prompt Demodaten erstellt, wenn Du das also nur einmal alles testen willst, kannst Du unsere Version gerne hier herunterladen und verwenden. ChatGPT hat hier zwar einen kleinen Fehler gemacht und bei Volumen und Gesamtpreis denselben Wert verwendet – darüber sehen wir bei den Demodaten aber einmal hinweg.

Fehler in einer Excel-Datei mit ChatGPT beheben

Für unsere erste Anwendung lassen wir ChatGPT einen Fehler in einer Zelle automatisch erkennen und für uns lösen. Dazu müssen wir die Excel-Datei in ChatGPT hochladen und dann dem Chatbot Anweisungen geben, was getan werden soll.

Sobald die Datei hochgeladen ist, können wir ganz normal unseren Prompt eingeben und schon geht die KI auf Fehlersuche.

Prompt zum Kopieren

Meine Excel-Datei enthält einen Fehler in Zelle [Zellbezug hier einfügen]. Woran liegt das?

Wir haben in unseren Daten selbst einen Fehler eingebaut und das von ChatGPT prüfen lassen.

Hinweis: Je nachdem, welchen Python-Code ChatGPT intern verwendet, um den Fehler zu finden, kann es sein, dass hier keine hilfreiche Ausgabe zurückkommt. Eine mögliche Lösung ist es dann, ChatGPT darum zu bitten, es nochmal mit einer anderen Library zu probieren.

Excel-Formeln erstellen und automatisch mit ChatGPT in die Datei einfügen

Wir können ChatGPT aber auch darum bitten, die Excel-Datei direkt zu bearbeiten und die neue Version wieder als Download zur Verfügung zu stellen. So können wir beispielsweise neue Spalten und Funktionen in unserer Tabelle hinzufügen lassen.

Prompt zum Kopieren

Füge meiner Tabelle eine neue Spalte mit dem Namen [Namen hier einfügen] hinzu. Diese Spalte enthält [gewünschten Inhalt hier einfügen].

Wir haben so zum Beispiel eine neue Spalte in den Demodaten erstellt, die die Mehrwertsteuer berechnet.

Ein Blick auf die neu erstellte Datei zeigt – das hat wunderbar geklappt und ChatGPT hat genau die Formel ergänzt, die wir gebraucht haben.

VBA-Code für Makros erstellen

Makros in Excel sind ein unglaublich cooles Werkzeug um wiederkehrende oder zeitintensive Aufgaben ein bisschen zu automatisieren und so effektiver zu arbeiten. Aber: Es ist manchmal nicht ganz einfach das selbst zu machen.

Die gute Nachricht: ChatGPT kann VBA Code für uns schreiben, mit dem wir Makros erstellen können und das sogar für einigermaßen komplexe Anwendungen.

Auch hier laden wir wieder unsere Datei hoch und bitten den Chatbot darum, ein Makro für uns zu schreiben.

Prompt zum Kopieren

Bitte schreib ein Makro, dass alle IDs aus der Excel-Tabelle, die den Status offen haben in einer neue Mail in Outlook kopiert

In diesem Fall haben wir uns dafür entschieden Informationen aus der Excel-Tabelle zu extrahieren und diese in eine Mail in Outlook zu übertragen. Natürlich kannst Du hier aber jede erdenkliche Automation vornehmen und Dir eigene Makros erstellen lassen.

ChatGPT gibt uns hier sogar schon ein kleines Tutorial dazu, wie der VBA-Code in der Excel Datei eingefügt werden soll. Wenn Dir das nicht reicht dann hilft bestimmt folgender Prompt weiter.

Prompt zum Kopieren

Bitte erkläre mir Schritt für Schritt, wie ich VBA-Code für ein Makro in Excel einfügen und verwenden kann.

Ich würde sagen, da bleiben keine Fragen offen.

Screenshots aus Excel in ChatGPT hochladen und analysieren

Neben dem Upload von Excel-Dateien können wir natürlich auch andere Formate in ChatGPT hochladen. Gerade bei der Arbeit mit Excel-Dateien kann man zum Beispiel gut mit Screenshots arbeiten.

Prompt zum Kopieren

Bitte analysiere den bereitgestellten Screenshot in Bezug auf [Ziel hier einfügen].

Als Beispiel hier könnten wir einfach einmal einen kleinen Ausschnitt aus den Demodaten „abfotografieren“ und ChatGPT um eine Analyse bitten.

Schon die erste Ausgabe kann hilfreich sein, hier kann die Unterhaltung aber dann ganz einfach fortgesetzt werden und ChatGPT kann alle seine Fähigkeiten zur Datenanalyse ausspielen.

Noch mehr Excel und ChatGPT

Dieser Artikel wird regelmäßig aktualisiert. Wir haben schon jetzt so viele Möglichkeiten uns die Arbeit mit Excel durch ChatGPT zu erleichtern, mehr über das Programm zu lernen und uns kleine Aufgaben sogar ganz abnehmen zu lassen.

Wir sind gespannt, was die Zukunft hier noch bringen wird – vielleicht können wir uns dann 2025 nur noch mit ChatGPT unterhalten und brauchen Microsoft Excel gar nicht mehr. Bis es soweit ist, werden neue Anwendungsfälle hier immer ergänzt.

Weitere Ressourcen und Videos

Playlist mit allen Excel und KI Videos auf YouTube: https://www.youtube.com/playlist?list=PLD93Zs0BCuguBhSy__0kcGo-U5793Ny6t

Autoren

  • Johannes Ruof

    Johannes Ruof ist Mitgründer und Geschäftsführer der Meixner & Ruof UG. Als KI- und Office-Experte betreibt er zusammen mit Timothy Meixner den erfolgreichen YouTube-Kanal Digitale Profis (80.000+ Abonnent:innen).

  • Timothy Meixner

    Timothy Meixner ist Mitgründer und Geschäftsführer der Meixner & Ruof UG. Als KI- und Office-Experte betreibt er zusammen mit Johannes Ruof den erfolgreichen YouTube-Kanal Digitale Profis (80.000+ Abonnent:innen).

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