Bessere Texte mit KI: E-Mails und Nachrichten aus Stichpunkten
Aus Stichpunkten eine passende Nachricht machen: mit klaren Angaben zu Ziel und Ton, konkreten Prompts und einem kurzen Check vor dem Senden.
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KI-Einstieg
Teil 3 von 8
Wenn du länger über eine E-Mail nachdenkst als über ihren eigentlichen Inhalt, kann ein KI-Chatbot beim ersten Entwurf helfen. Du lieferst die Stichpunkte und sagst, an wen die Nachricht geht, was du erreichen möchtest und wie sie klingen soll. Danach prüfst und überarbeitest du das Ergebnis.
Dies ist Teil 3 unserer Reihe KI-Einstieg. Eine Einführung in die Bedienung eines Chatbots findest du im ersten Artikel der Reihe.
Für die Übungen brauchst du einen KI-Chatbot, in den du Text eingeben kannst. Verwende unkritische Inhalte und entferne persönliche oder vertrauliche Angaben vor dem Absenden.
Gib der KI mehr als nur das Thema
„Schreib eine E-Mail“ lässt offen, was in der Nachricht stehen soll. Auch mit einigen Stichpunkten fehlen oft noch Informationen über die Beziehung zur anderen Person oder den gewünschten nächsten Schritt. Vier Angaben machen den Auftrag konkreter:
- Situation: Was ist passiert und warum schreibst du?
- Empfangende Person: Geht die Nachricht an einen Freund, eine Geschäftspartnerin oder ein Team? Ein echter Name ist dafür nicht nötig.
- Ziel: Welche Antwort oder Handlung wünschst du dir?
- Ton und Länge: Soll die Nachricht locker, sachlich oder freundlich und professionell sein? Wie kurz soll sie werden?
Praxisbeispiel: Einen Termin verschieben
Du musst einen Termin verschieben und möchtest eine kurze, freundliche Nachricht schreiben. Deine ersten Notizen könnten lauten: „Morgen passt nicht, neuen Termin vorschlagen, freundlich bleiben.“ Ergänze, an wen die Nachricht geht und welche Alternativtermine du anbieten kannst. Daraus wird ein konkreter Arbeitsauftrag:
Schreibe eine kurze, freundliche E-Mail an eine Geschäftspartnerin. Ich muss unseren Termin morgen verschieben und möchte zwei neue Termine vorschlagen. Der Ton soll professionell, aber nicht steif sein. Stichpunkte: – Termin morgen passt leider nicht. – Entschuldige dich kurz für die Verschiebung. – Neue Vorschläge: Dienstag um 10 Uhr oder Mittwoch um 15 Uhr. – Bitte um kurze Rückmeldung. Erfinde keinen Grund für die Absage. Verwende für Namen Platzhalter.
Eine kurze Nachricht könnte so lauten:
Hallo [Name],
leider muss ich unseren Termin morgen verschieben. Entschuldige bitte die Änderung. Würde dir stattdessen Dienstag um 10 Uhr oder Mittwoch um 15 Uhr passen?
Gib mir gern kurz Bescheid.
Viele Grüße
[Dein Name]
Ob „du“ oder „Sie“ passt, entscheidest du nach der tatsächlichen Beziehung. Wenn ihr euch siezt, gib das im Auftrag an. Die KI sollte auch keinen Absagegrund ergänzen: Aus einem neutralen Terminproblem wird sonst schnell eine erfundene Krankheit oder ein angeblicher Notfall.
Einen vorhandenen Text gezielt verbessern
Vielleicht steht deine Nachricht schon, klingt aber zu schroff oder ist unnötig lang. Dann füge die bereinigte Fassung ein und beschreibe die gewünschte Änderung. Trenne Arbeitsauftrag und Ausgangstext deutlich, damit erkennbar bleibt, was überarbeitet werden soll.
Überarbeite den folgenden Text. Mach ihn klarer, kürzer und freundlicher. Behalte den Inhalt und alle Zusagen bei. Ergänze keine neuen Fakten oder Begründungen. Text: [Hier deinen bereinigten Text einfügen.]
„Freundlicher“ darf nicht dazu führen, dass eine klare Absage im Ergebnis wie eine unverbindliche Zusage klingt. Vergleiche deshalb auch die Bedeutung. Ein „Das können wir nicht anbieten“ sollte nach der Überarbeitung weiterhin eine klare Grenze setzen.
Vergleiche Varianten, wenn der Ton noch nicht passt
Du kannst im selben Chat nach drei Fassungen fragen: locker, professionell und sehr kurz. Das hilft dir, einzelne Formulierungen auszuwählen. Du musst keine Variante vollständig übernehmen.
Gib mir drei Varianten: eine lockere, eine professionelle und eine sehr kurze. Behalte in allen Varianten dieselben Fakten und Termine bei.
Wenn alle Fassungen zu förmlich klingen, benenne das genauer: „Wir kennen uns schon länger. Lass die allgemeine Einleitung weg und komm direkt zur Terminfrage.“ Ein konkreter Änderungswunsch ist leichter umzusetzen als ein pauschales „Schreib das besser“.
Vor dem Senden liest du selbst
- Fakten: Stimmen Namen, Termine, Beträge und die Angaben aus deinen Stichpunkten?
- Zusagen: Hat die KI etwas versprochen, begründet oder angeboten, das du nicht vorgegeben hast?
- Ton: Würdest du selbst so schreiben? Stimmen Anrede und Höflichkeitsform?
- Klarheit: Erkennt die andere Person, worum es geht und was du von ihr brauchst?
- Platzhalter: Hast du sie außerhalb des Chats ersetzt und alle internen Hinweise entfernt?
Lies den Text einmal laut oder langsam im Kopf. Dabei fallen steife Einleitungen, Wiederholungen und übertriebene Freundlichkeit oft schneller auf. Auch Google weist darauf hin, dass Gemini falsche Informationen als Tatsachen darstellen kann. Eine flüssige Formulierung ist deshalb noch keine Prüfung des Inhalts.
Deine Aufgabe: Eine anstehende Nachricht vorbereiten
Nimm eine überschaubare Nachricht, die du ohnehin schreiben möchtest: eine Terminabstimmung, eine Reservierungsanfrage oder eine kurze Rückmeldung. Sammle zuerst deine eigenen Stichpunkte und ergänze Ziel, Ton und Länge. Lass einen Entwurf erstellen und verbessere anschließend genau einen Punkt, der noch nicht passt.
Wenn die Nachricht nach der Prüfung stimmt und zu dir passt, kannst du sie verwenden. Teil 4 der Reihe führt den Dialog weiter: Du lässt dir ein unbekanntes Thema erklären und fragst so lange nach, bis du es selbst beschreiben kannst.