KI und Datenschutz: Was du nicht in einen Chatbot eingeben solltest

Du möchtest eine E-Mail mit KI beantworten, darin stehen aber Namen, Kontaktdaten oder interne Informationen. Bevor du den Text in einen Chat kopierst, kannst du ihn auf das reduzieren, was die KI für die Formulierung wirklich braucht. Hier lernst du, welche Angaben du weglässt, wie du mit Platzhaltern arbeitest und wo diese Methode an Grenzen stößt.

Dies ist Teil 2 unserer Reihe KI-Einstieg. Eine Einführung in die Bedienung eines Chatbots findest du im ersten Artikel der Reihe.

Was mit deiner Eingabe passiert

Bei einem online betriebenen KI-Chatbot wird deine Eingabe an den Dienst übermittelt. Welche Daten gespeichert, für weitere Zwecke verwendet oder wieder gelöscht werden, hängt vom Anbieter, dem verwendeten Produkt, deinen Einstellungen und den Vereinbarungen ab. Ein Chatfenster allein sagt darüber wenig aus.

Für deine ersten Übungen empfehlen wir deshalb: Verwende allgemeine Fragen, erfundene Beispiele oder eigene, unkritische Stichpunkte. Auch ein selbst geschriebener Text kann vertrauliche Informationen enthalten. Und öffentlich auffindbare Angaben über eine Person sind nicht automatisch für jede weitere Nutzung freigegeben.

Diese Angaben lässt du beim Einstieg weg

• Namen und Kontaktdaten anderer Menschen: etwa vollständige Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften und Geburtsdaten.
• Vertrauliche Inhalte: beispielsweise interne Verträge, Personalunterlagen, Gesundheitsinformationen, Gehaltsdaten und Geschäftsgeheimnisse.
• Zugangsdaten: Passwörter, Wiederherstellungscodes und andere Angaben, mit denen jemand auf ein Konto zugreifen könnte.

Die Liste ist eine praktische Grenze für Übungen in einem allgemeinen Chatbot. Für einen beruflich freigegebenen Einsatz können andere, genau festgelegte Regeln gelten. Kopiere auch nicht versehentlich die Signatur oder den gesamten bisherigen E-Mail-Verlauf mit.

So bereitest du eine Nachricht mit Platzhaltern vor

Für einen freundlichen Antwortentwurf muss die KI normalerweise nicht wissen, wie die empfangende Person wirklich heißt. Entscheidend sind die Anfrage und das, was du dazu sagen möchtest. Ersetze persönliche oder interne Angaben bereits in einem lokalen Texteditor, bevor du die Eingabe abschickst.

1. Lies den Ausgangstext und entferne alles, was für den Antwortentwurf nicht gebraucht wird.
2. Ersetze benötigte Bezeichnungen durch eindeutige Platzhalter: Person A, Firma B oder Datum X. Verwende für dieselbe Person immer denselben Platzhalter.
3. Prüfe den verbleibenden Zusammenhang. Seltene Ereignisse, genaue Positionen oder eine Kombination aus Ort und Datum können eine Person trotzdem erkennbar machen.
4. Lass den Entwurf erstellen. Setze die echten Angaben anschließend außerhalb des Chatbots wieder ein und prüfe die fertige Nachricht.

Praxisbeispiel: Eine Rückfrage zur Lieferung beantworten

Stell dir vor, eine Firma fragt per E-Mail nach einem früheren Liefertermin. Du kannst die Lieferung nicht vorziehen, möchtest aber einen Alternativtermin anbieten. So gibst du dem Chatbot die nötigen Informationen für einen freundlichen Antwortentwurf:

Kontrolliere danach besonders die Zusagen: Steht wirklich nur der angebotene Alternativtermin im Text? Hat die KI eine Begründung erfunden oder eine andere Liefermöglichkeit versprochen? Entferne solche Ergänzungen, bevor du die Nachricht verwendest.

Platzhalter sind noch keine vollständige Anonymisierung

Wenn der restliche Text eine Person erkennen lässt, reicht „Person A“ anstelle des Namens nicht aus. Darauf weist die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz ausdrücklich hin.

Auch eine Zuordnungsliste, mit der du Platzhalter wieder auflösen kannst, ist keine vollständige Anonymisierung. Der Europäische Datenschutzausschuss unterscheidet deshalb zwischen Pseudonymisierung und Anonymisierung: Pseudonymisierung verringert die Verbindung zu einer Person; bei wirklich anonymen Daten ist diese Zuordnung nicht mehr möglich. Behandle den Austausch von Namen daher als Hilfe zur Datenminimierung, nicht als automatische Freigabe für vertrauliche Inhalte.

Lässt sich eine sensible Situation nicht ausreichend verallgemeinern, nutze für die Formulierung eine vollständig erfundene Vergleichssituation. Vertrauliche Details gehören auch dann nicht in die Eingabe, wenn sie für eine besonders präzise Antwort hilfreich wären.

Im Beruf zählt die Freigabe für den konkreten Einsatz

Kläre mit deiner IT oder der zuständigen Datenschutzperson, welcher Dienst für welche Daten und Aufgaben freigegeben ist. Der Preis oder die Bezeichnung „Business“ entscheidet das nicht allein. Je nach Einsatz müssen unter anderem Rechtsgrundlage, Vertragsbedingungen, Zugriffsrechte und der Umgang mit Eingaben geklärt sein. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz beschreibt diese Anforderungen und empfiehlt klare interne Vorgaben.

Deine Aufgabe: Drei Eingaben prüfen

Schau dir drei Texte an, die du zuletzt eingeben wolltest. Enthalten sie Namen, Kontaktdaten, vertrauliche Angaben oder einen verräterischen Zusammenhang? Formuliere einen davon lokal als allgemeine Aufgabe um. Vergleiche anschließend, ob der gekürzte Kontext für einen brauchbaren Entwurf reicht.

Beim nächsten Chat soll diese kurze Prüfung selbstverständlich dazugehören. Teil 3 der Reihe greift genau die nächste praktische Aufgabe auf: aus eigenen Stichpunkten eine passende E-Mail oder Nachricht schreiben.