Dokumente mit KI verstehen: PDFs zusammenfassen und gezielt fragen
Finde mit KI die wichtigen Informationen in PDFs und anderen Dokumenten. Mit Kopierprompts, einem Kursbeispiel und einer Anleitung zum Prüfen der Antworten.
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KI-Einstieg
Teil 5 von 8
Du hast ein längeres PDF vor dir, brauchst aber nur ein paar konkrete Informationen: Welche Kosten kommen auf dich zu? Was musst du vorbereiten? Gibt es eine Frist? Ein KI-Chatbot kann dir helfen, die passenden Stellen zu finden und verständlich zusammenzufassen. Entscheidend ist, dass du deine Frage mitgibst und wichtige Antworten anschließend im Dokument überprüfst.
Dies ist Teil 5 unserer Reihe KI-Einstieg. Du kannst direkt mit einem eigenen Dokument loslegen. Wenn du zunächst einzelne Begriffe oder Absätze erklären lassen möchtest, hilft dir auch der Artikel Mit KI schneller verstehen.
1. Wähle ein geeignetes Dokument und hänge es an
Für den Einstieg eignet sich eine unkritische Anleitung, eine öffentliche Kursbeschreibung oder ein selbst erstellter Übungstext. Bei einem Online-Chatbot übermittelst du auch hochgeladene Dateien an den Dienst. Prüfe deshalb vorher, ob persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten sind. Für Unterlagen aus deiner Arbeit gelten außerdem die Vorgaben deiner Organisation. Mehr dazu findest du im Datenschutz-Teil unserer Reihe.
Dateien lassen sich unter anderem mit Claude, ChatGPT und Gemini auswerten. Welche Formate und Uploads verfügbar sind, hängt vom Dienst und deinem Zugang ab.
Öffne einen neuen Chat und suche am Eingabefeld die Funktion zum Anhängen einer Datei. In Claude erreichst du sie über das Pluszeichen und die Dateiauswahl. Wähle dein Dokument aus und warte, bis der Upload abgeschlossen ist. Schreibe dann dazu, was du wissen möchtest. Wenn dein Chatbot keine Dateien annimmt, kannst du stattdessen einen passenden Textabschnitt ins Eingabefeld kopieren.
Übungstext: Informationen zu einem Fotokurs
Du überlegst, einen Smartphone-Fotokurs zu besuchen, und hast dafür höchstens 80 Euro eingeplant. Mit der folgenden fiktiven Kursinformation kannst du die nächsten Schritte ausprobieren. Kopiere sie in den Chat oder in eine Textdatei, die du anschließend anhängst.
Kursinformation: Smartphone-Fotografie Fiktives Übungsangebot Thema und Zielgruppe Der Kurs richtet sich an Erwachsene, die mit ihrem Smartphone bewusster fotografieren möchten. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Es geht um Licht, Bildaufbau und die Auswahl gelungener Fotos. Eine professionelle Kamera wird nicht benötigt. Ablauf Der Kurs findet an einem Samstag von 10 bis 14 Uhr statt, einschließlich Pause. Ein konkretes Kalenderdatum wird hier nicht genannt. Die Teilnehmenden üben mit der vorhandenen Kamera-App und fotografieren auch draußen. Bei starkem Regen finden die Übungen im Kursraum statt. Teilnahme und Vorbereitung Bitte ein vollständig geladenes Smartphone mit mindestens einem Gigabyte freiem Speicher mitbringen. Wettergerechte Kleidung ist für den möglichen Außenteil sinnvoll. Eine Powerbank ist freiwillig. Zusätzliche kostenpflichtige Apps werden nicht benötigt. Der Kurs findet ab sechs Anmeldungen statt und hat höchstens zwölf Teilnehmende. Die Räume liegen im Erdgeschoss. Informationen zur Anreise werden nach der Anmeldung bereitgestellt. Kosten Die Kursgebühr beträgt 69 Euro pro Person. Hinzu kommt eine verpflichtende Materialpauschale von 12 Euro. Getränke und Verpflegung sind nicht enthalten; eine Bestellung von Verpflegung ist nicht vorgeschrieben. Nach dem Kurs kann freiwillig ein Fotobuch für 18 Euro bestellt werden. Es ist keine Voraussetzung für die Teilnahme und wird separat bezahlt.
2. Lass dir zuerst einen kurzen Überblick geben
Ein hochgeladenes Dokument allein sagt dem Chatbot noch nicht, was dich daran interessiert. Gib ihm einen klaren Auftrag und beschreibe, wofür du die Zusammenfassung brauchst. Beim Fotokurs geht es um die Entscheidung, ob du teilnehmen möchtest:
Fasse die bereitgestellte Kursinformation für jemanden zusammen, der über eine Teilnahme nachdenkt. Nenne in höchstens 5 kurzen Punkten: Thema, Zielgruppe, Ablauf und wichtige Bedingungen. Verwende nur Informationen aus dem Dokument. Wenn etwas unklar ist oder du Inhalte nicht lesen kannst, sage das ausdrücklich.
Lies die Antwort als erste Orientierung. Eine Zusammenfassung lässt zwangsläufig Informationen weg. Ob gerade eine für dich entscheidende Bedingung fehlt, erkennst du oft erst durch eine gezielte Nachfrage.
3. Stelle deine konkrete Frage und verlange Textbelege
Bleibe im selben Chat und frage nach den Details, die du für deine Entscheidung brauchst. Du kannst dich dabei auf die bereits angehängte Datei oder den eingefügten Text beziehen. Bitte gleich um die zugehörige Abschnittsüberschrift und eine kurze Textstelle:
Ich habe maximal 80 Euro Budget. Welche Kosten sind verpflichtend, welche optional? Rechne die verpflichtenden Kosten zusammen. Was muss ich mitbringen, und wie lange dauert der Kurs? Nenne zu jeder Antwort die passende Abschnittsüberschrift und eine kurze Textstelle als Beleg. Verwende nur die bereitgestellte Kursinformation.
Im Abschnitt „Kosten“ stehen zwei verpflichtende Beträge: 69 Euro Kursgebühr + 12 Euro Materialpauschale = 81 Euro. Damit liegt die Teilnahme einen Euro über deinem Budget. Das Fotobuch für 18 Euro ist freiwillig und gehört nicht zu den Mindestkosten. Auch Getränke und Verpflegung sind nicht enthalten.
Weitere Antworten kannst du genauso abgleichen: Der Kurs dauert von 10 bis 14 Uhr, also vier Stunden einschließlich Pause. Mitbringen sollst du ein geladenes Smartphone mit mindestens einem Gigabyte freiem Speicher. Wettergerechte Kleidung ist sinnvoll; eine Powerbank bleibt freiwillig. Achte auf solche Unterschiede zwischen einer Voraussetzung und einer Empfehlung.
Öffne das Original und suche die angegebenen Stellen. Stimmen Betrag, Bedingung und Zusammenhang? Rechne Summen selbst nach. Ein Zitat oder eine Seitenangabe erleichtert dir das Nachschlagen, kann aber ebenfalls falsch sein. Bei PDFs kann außerdem die Seitenzählung im Anzeigeprogramm von den aufgedruckten Seitenzahlen abweichen. Eine Abschnittsüberschrift zusammen mit einem kurzen Zitat hilft, die richtige Stelle zu finden.
4. Lass fehlende Angaben als offene Fragen stehen
Die Kursinformation sagt etwas über die Räume und die Anreise, aber nichts über Parkplätze. Auch eine ausführlich klingende Antwort könnte diese Lücke nicht aus dem Dokument schließen. Frage deshalb ausdrücklich nach fehlenden Angaben:
Gibt es am Veranstaltungsort kostenlose Parkplätze? Antworte nur anhand des bereitgestellten Dokuments. Wenn du darin keine Angabe findest, schreibe „Dazu finde ich im Dokument keine Angabe“ und formuliere eine kurze Rückfrage an den Veranstalter.
Aus unserem Übungstext lässt sich nicht ableiten, ob kostenlose Parkplätze vorhanden sind. Bei einem tatsächlichen Kurs könntest du bei der Organisation nachfragen: „Gibt es am Veranstaltungsort kostenlose Parkplätze, und falls ja, wo befinden sie sich?“
Die Anweisung, nur das Dokument zu verwenden, ist keine Garantie gegen erfundene Antworten. Umgekehrt beweist „nichts gefunden“ bei einem längeren Dokument noch nicht, dass die Information tatsächlich fehlt. Prüfe wichtige Fragen selbst nach, etwa mit der Suchfunktion deines PDF-Programms und passenden Begriffen.
Wenn die Datei lang oder schwer lesbar ist
Nicht jeder Upload lässt sich vollständig auswerten. Bei Scans, eingebetteten Bildern oder aufwendigen Tabellen lohnt sich ein genauer Blick darauf, ob der Chatbot die relevanten Inhalte überhaupt erfasst hat. Die Claude-Dokumentation beschreibt beispielsweise Unterschiede zwischen der Verarbeitung von PDFs und anderen Dokumentformaten.
Auch der Umfang kann eine Rolle spielen: Google weist für Gemini darauf hin, dass beim Überschreiten der verarbeitbaren Textmenge Inhalte oder Zusammenhänge unberücksichtigt bleiben können. Grenze deine Frage dann auf ein Kapitel ein oder stelle den relevanten Abschnitt separat bereit. Enthält er Verweise auf andere Abschnitte oder Anhänge, beziehe diese in die Prüfung ein.
Mit dem Abgleich prüfst du zunächst, ob die Antwort zur Vorlage passt. Ob das Dokument selbst aktuell und sachlich richtig ist, ist eine weitere Frage. Bei Angaben, auf die du eine wichtige Entscheidung stützt, kann es deshalb nötig sein, eine aktuelle Fassung zu suchen oder bei der zuständigen Stelle nachzufragen.
Dein Mitmachprompt für ein eigenes Dokument
Wähle ein unkritisches Dokument, das du tatsächlich verstehen möchtest. Ersetze [Frage] durch dein Anliegen, etwa „Welche Unterlagen muss ich bis wann einreichen?“ oder „Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen?“. Hänge die Datei an oder füge den relevanten Text zusammen mit dem Prompt ein.
Hilf mir, dieses Dokument zu verstehen. Gib mir zuerst einen Überblick in höchstens 5 Punkten. Meine konkrete Frage lautet: [Frage]. Verwende nur die bereitgestellten Inhalte und nenne zur Antwort eine Abschnittsüberschrift und eine kurze passende Textstelle. Kennzeichne unklare Stellen und fehlende Informationen. Wenn du etwas nicht lesen kannst, sage es ausdrücklich.
Nimm dir anschließend eine Antwort heraus, die für dich wichtig ist, und schlage ihren Beleg im Original nach. Prüfe dabei:
- Steht die Aussage tatsächlich in der genannten Textstelle?
- Sind Bedingungen, Ausnahmen und zusätzliche Kosten berücksichtigt?
- Stimmen Zahlen, Fristen und Berechnungen?
- Bleibt eine Frage offen, die du an anderer Stelle klären musst?
So hilft dir die Zusammenfassung beim Einstieg, während du die entscheidenden Details gezielt nachliest. Du kannst danach im selben Chat weiterfragen, bis du weißt, was das Dokument für deine Situation bedeutet.